Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thời gian gần đây, Văn phòng đại diện là một trong những lựa chọn phù hợp cho những nhà đầu tư nước ngoài đang trong giai đoạn đầu thâm nhập vào thị trường Việt Nam. Bởi trước khi nhà đầu tư nước ngoài thành lập tổ chức kinh tế tại Việt Nam hoặc góp vốn, mua phần vốn góp hoặc mua cổ phần hay ký kết một số hợp đồng đầu tư thì việc thành lập Văn phòng đại diện để tìm hiểu, thăm dò thị trường, hình thức hoạt động nào phù hợp tại Việt Nam là một điều hết sức cần thiết.

Tuy nhiên, nếu như nhà đầu tư nước ngoài không nắm được những quy định pháp luật tại Việt Nam về việc thành lập Văn phòng đại diện thì sẽ rất khó khăn trong việc xin giấy phép hoạt động cho Văn phòng đại diện tại Việt Nam. Sau đây, AMI xin giới thiệu thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành). 

Về nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Số lượng Văn phòng đại diện:

Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Tên Văn phòng đại diện:

– Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện.

– Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện:

Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép. 

Việc không thực hiện báo cáo định kỳ sẽ bị xử phạt hành chính số tiền 10 triệu đến 20 triệu đồng (khoản 2 Điều 86 Nghị định 185/2013/NĐ-CP). 

Người đứng đầu văn phòng đại diện:

– Có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc có quốc tịch nước ngoài có ký hợp đồng lao động với văn phòng đại diện.

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

+ Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

+ Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

+ Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

+ Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam. 

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Văn bản bổ nhiệm, Báo cáo tài chính, bản sao hộ chiếu phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Ngoài ra, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập VPĐD:

Thời gian:

– Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ.

– Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Cơ quan có thẩm quyền:

– Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

– Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao cấp đối với những trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế suất, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành.

Lệ phí:

Cấp mới: 3.000.000 đồng/giấy phép.

Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 đồng/giấy phép.

Trên đây là một số lưu ý và thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nếu quý khách hàng có thắc mắc, vui lòng liên hệ để AMI tư vấn.