Những công việc cần thực hiện khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam?

Hỏi: Chúng tôi là thương nhân nước ngoài, có trụ sở chính hoạt động tại Hong Kong. Năm 2019, do có nhu cầu tìm hiểu thị trường Việt Nam nên chúng tôi có lập Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng. Tuy nhiên, vì lý do dịch bệnh, Văn phòng đại diện của chúng tôi hoạt động không hiệu quả và cũng đã tốn rất nhiều chi phí để duy trì hoạt động. Hiện nay chúng tôi muốn thực hiện các thủ tục để chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện này. Vì vậy, chúng tôi muốn biết, chúng tôi cần phải thực hiện những công việc gì và thực hiện như thế nào? Mong được tư vấn. 

 

Trả lời:

Lời đầu tiên, Công ty TNHH AMI Consulting xin gửi đến bạn lời chào trân trọng. Dựa theo yêu cầu cần tư vấn của bạn, chúng tôi có trả lời như sau:

 

Các nội dung công việc cần phải thực hiện khi làm thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

– Thực hiện quyết toán nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế, nghĩa vụ bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm cho người lao động (nếu có), nghĩa vụ tài chính với người lao động (nếu có);

– Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

– Trả con dấu của Văn phòng đại diện tại Cơ quan Công an.

 

1. Thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế

– Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm Thông tư số 105/2020/TT-BTC.

– Bản sao quyết định hoặc thông báo chấm dứt hoạt động đơn vị phụ thuộc, bản sao quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đối với đơn vị phụ thuộc của cơ quan có thẩm quyền.

– Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

(Mục a.2 điểm a khoản 1 Điều 14 Thông tư số 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế)

Đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ đề nghị chấm dứt hoạt động đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh phải nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện các thủ tục về thuế, hoàn thành nghĩa vụ thuế theo thời hạn quy định tại Luật Doanh nghiệp và các pháp luật khác có liên quan. Trường hợp Luật Doanh nghiệp và pháp luật khác có liên quan không quy định thời hạn người nộp thuế phải nộp hồ sơ đến cơ quan thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (khoản 2 Điều 14 Thông tư 105/2020/TT-BTC)

 

2. Thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

2.1. Thẩm quyền chấm dứt hoạt động của VPĐD:

– Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu tinh tế và khu công nghệ cao thực hiện việc chấm dứt hoạt động của VPĐD trong trường hợp việc thành lập văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

– Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập VPĐD chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

(Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam).

 

2.2. Hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện:

– Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.

– Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh (đối với trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định này) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định này);

– Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;

– Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;

– Bản chính giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

(khoản 1 Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)

2.3. Thời gian giải quyết:

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

– Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

(khoản 2, khoản 3 Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)

 

III. Thủ tục trả dấu cho Công an

Tại điểm b khoản 1 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu quy định cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu dấu khi có quyết định chia, tách, sáp nhận, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền.

Theo đó, con dấu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được cơ quan công an cấp con dấu thì VPĐD phải thực hiện thủ tục trả con dấu tại Công an.

Việc giao nộp con dấu thực hiện như sau: Cơ quan, tổ chức cá nhân có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó theo đúng thời hạn phải giao nộp con dấu được ghi trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền để thu hồi và huỷ con dấu theo quy định.

Trường hợp cơ quan, tổ chức cá nhân không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra quyết định huỷ giá trị sử dụng của con dấu. (khoản 2 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).

Hồ sơ giao nộp con dấu tại Cơ quan Công an:

– Công văn trả dấu;

– Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;

– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (Bản sao);

– Con dấu của VPĐD.

– Giấu uỷ quyền cho người đi trả con dấu (trường hợp người đứng dầu VPĐD không trực tiếp đi thực hiện thủ tục).

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn liên quan đến thắc mắc của bạn. Trường hợp cần hỗ trợ, bạn vui lòng liên hệ để được giải đáp.